Vaccinazione nei luoghi di lavoro - linee di indirizzo del garante per la protezione dei dati personali

L’Autorità garante per la protezione dei dati personali, con provvedimento del 13 maggio 2021 n. 198 ha predisposto il documento di indirizzo “Vaccinazione nei luoghi di lavoro: indicazioni generali per il trattamento dei dati personali”.

Nella premessa viene sottolineato come la vaccinazione aziendale (prevista dal Protocollo Nazionale del 6 aprile 2021 e dalle allegate Indicazioni ad interim) - che rappresenta una opportunità aggiuntiva rispetto alle modalità ordinarie dell’offerta vaccinale - comporta pur sempre una operazione di trattamento dei dati personali, anche relativi alla salute del lavoratore, e pertanto dovrà essere attuata nel rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati (Regolamento UE 679/2016 e Codice sulla protezione dei dati personali) nonché nel rispetto delle disposizioni più specifiche e di maggiore garanzia previste dall’ordinamento nazionale a tutela della libertà e dignità dei soggetti interessati.

Nel quadro dell’ordinamento vigente deve essere sempre assicurato il rispetto del tradizionale riparto di competenze tra datore di lavoro e medico competente, individuando in quest’ ultimo la titolarità del trattamento dei dati, come ribadito anche nel documento "Protezione dei dati: il ruolo del medico competente in materia di sicurezza sul lavoro anche con riferimento al contesto emergenziale”.

La centralità del ruolo del medico competente (o di altre figure di professionisti sanitari, in aggiunta o in luogo del medico competente) di raccordo tra il sistema sanitario nazionale/locale e lo specifico contesto lavorativo viene ribadita anche con riguardo alla vaccinazione nei luoghi di lavoro.

In tale contesto non è quindi consentito al datore di lavoro raccogliere direttamente dagli interessati, tramite il medico competente, altri professionisti sanitari o strutture sanitarie, informazioni in merito a tutti gli aspetti legati alla vaccinazione, compresa l’intenzione o meno di aderire alla campagna e alla avvenuta o meno somministrazione o altri dati relativi alla salute del lavoratore.

Base giuridica del trattamento

In attesa che le previsioni del Protocollo e delle “Indicazioni ad interim” vengano recepite con specifici atti normativi (anche in allegato agli stessi, secondo una tecnica normativa frequentemente utilizzata nel periodo emergenziale), così da poter integrare, la base giuridica del trattamento, il Garante ritiene comunque necessario fornire alcune prime indicazioni.

I documenti richiamati presuppongono che la vaccinazione nei luoghi di lavoro avvenga con il supporto strumentale ed economico dei datori di lavoro, ai quali è demandato inoltre il compito di promuovere l’iniziativa fornendo, in particolare, alla generalità dei dipendenti, le indicazioni utili sulle caratteristiche del servizio vaccinale in azienda rendendo disponibili, ad esempio anche sulla rete intranet, documenti esplicativi.

Anche in questa fase dello svolgimento delle attività di supporto resta salvo il divieto, per il datore di lavoro, di trattare i dati personali relativi a tutti gli aspetti connessi alla vaccinazione dei propri dipendenti, né il consenso degli stessi può costituire presupposto di liceità.

Stante la libertà di scelta da parte delle persone in ambito vaccinale, non è consentito far derivare alcuna conseguenza, né positiva né negativa, sulla libera scelta del lavoratore in merito all’adesione o meno alla campagna vaccinale. Questo aspetto è comunque più volte ribadito sia nel Protocollo sia nelle “Indicazioni ad interim”.

Raccolta delle adesioni e prenotazione delle dosi

Considerato che l’informazione relativa all’adesione volontaria da parte del lavoratore deve essere trattata solo dal professionista sanitario opportunamente individuato, ai fini dell’individuazione del numero delle dosi e della tipologia di siero/vaccino, il datore di lavoro, all’atto della presentazione del piano vaccinale aziendale all’ASL territorialmente competente, dovrà  limitarsi, sulla base delle indicazioni fornite dal professionista sanitario, a indicare esclusivamente il numero complessivo dei vaccini necessari per la realizzazione dell’iniziativa.

Nel piano, elaborato con il supporto del professionista sanitario e presentato dal datore di lavoro, non dovranno essere presenti elementi in grado di rivelare l’identità dei lavoratori aderenti all’iniziativa.

Il professionista sanitario (o la struttura sanitaria di riferimento), una volta che siano state raccolte le adesioni, procederà a pianificare le sedute vaccinali, adottando, nel trattamento dei dati, le misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato.

Nei casi in cui, al fine di raccogliere le informazioni in merito all’adesione dei dipendenti al servizio vaccinale presso l’azienda, vengano utilizzati strumenti (ad es. applicativi informatici) del datore di lavoro, dovranno essere adottate le misure tecniche e organizzative affinché il trattamento sia conforme alla normativa di settore garantendo, ad esempio, che i dati personali relativi alle adesioni e all’anamnesi dei dipendenti non entrino, neanche accidentalmente, nella disponibilità del personale preposto agli uffici, o analoghe funzioni aziendali che svolgono compiti datoriali (es. risorse umane, uffici disciplinari) e in generale a uffici o altro personale che trattano i dati dei dipendenti per finalità  di gestione del rapporto di lavoro.

Nei casi in cui il datore di lavoro ricorra a strutture sanitarie private ovvero, in assenza del medico competente, alle strutture territoriali dell’Inail, lo stesso adotterà iniziative per consentire ai dipendenti, qualora intendano aderire all’iniziativa, di rivolgersi direttamente a tali strutture.

Pianificazione delle vaccinazioni

In considerazione della necessità di assicurare il regolare ed efficiente svolgimento dell’attività lavorativa per ciascuna realtà produttiva, il datore di lavoro potrà fornire al professionista sanitario indicazioni e criteri in ordine alle modalità di programmazione delle sedute vaccinali, senza però trattare dati personali relativi alle adesioni dei lavoratrici e lavoratori

Tenendo conto, ove possibile, delle indicazioni fornite, il professionista sanitario potrà elaborare il calendario delle sedute vaccinali, anche alla luce del numero e della tipologia dei vaccini resi disponibili dalla struttura sanitaria pubblica.

Somministrazione e registrazione del vaccino

La somministrazione del vaccino, riservata ad operatori sanitari in grado di garantire il pieno rispetto delle prescrizioni sanitarie adottate per tale finalità e in possesso di adeguata formazione, deve essere effettuata all’interno dei locali, individuati dal datore di lavoratore nel rispetto dei requisiti di cui alle “Indicazioni ad interim”.

In ogni caso gli ambienti adibiti alla somministrazione del vaccino dovranno avere caratteristiche tali da evitare, per quanto possibile, di conoscere, da parte di colleghi o di terzi, l’identità dei dipendenti che hanno scelto di aderire alla campagna vaccinale.

Per quanto possibile nei luoghi prescelti dovrebbero essere adottate misure volte a garantire la riservatezza del lavoratore, anche nella fase immediatamente successiva alla vaccinazione, prevenendo l’ingiustificata circolazione di informazioni nel contesto lavorativo o comportamenti ispirati a mera curiosità.

Il datore di lavoro potrà inoltre mettere a disposizione strumenti informatici per consentire, al personale sanitario addetto alle vaccinazioni, di accedere, con le proprie credenziali, ai sistemi informativi predisposti per la registrazione delle somministrazioni dei vaccini.

Giustificazione delle assenze

Come stabilito dal Protocollo, se la vaccinazione viene eseguita durante il servizio, il tempo necessario alla stessa è equiparato a tutti gli effetti all’orario di lavoro.

In tal caso si potrà quindi procedere alla giustificazione dell’assenza, ove richiesto, con le modalità ordinarie stabilite nei contratti collettivi nazionali applicabili, ovvero mediante rilascio all’interessato, da parte del soggetto che somministra la vaccinazione, di un’attestazione di prestazione sanitaria indicata in termini generici.

Resta inteso che, ove dall’attestazione prodotta dal dipendente sia possibile risalire al tipo di prestazione sanitaria da questo ricevuta, il datore di lavoro, salva la conservazione del documento in base agli obblighi di legge, dovrà astenersi dall’utilizzare tali informazioni per altre finalità nel rispetto dei principi di protezione dei dati e non potrà chiedere al dipendente conferma dell’avvenuta vaccinazione o richiedere l’esibizione del certificato vaccinale.